A. Deskripsi Administrasi Perkantoran
Kegiatan administrasi tidak hanya sekedar tulis menenulis, masih banyak kegitan yang dilakukan dalam administrasi dan masih banyak teori di dalam kegiatan Administrasi. Banyak pertanyaan, apakah yang dimaksud Administrasi dan Administrasi Perkantoran?
1. Definisi Administrasi
Secara Etimologis, administrasi berasal dari bahasa Latin yang terdiri dari kata Ada yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Kata administrasi juga berasal dari Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagai yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work).
Dengan demikian Pengertian Administrasi dapat dikelompokan dalam dua kategori yaitu:
a. Pengertian administrasi dalam arti sempit
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata usaha (clerical work/office work). seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu Korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.
b. Pengertian administrasi dalam arti luas
Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam stuktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
2. Definisi Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi perkantoran ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi. Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan keuangan, pelayanan umum, serta pelayanan surat-menyurat dan ekspedisi.
3. Pentingnya Administrasi Perkantoran
Dalam sebuah organisasi, lembaga, dan perusahaan sangat membutuhkan yang namanya Administrasi Perkantoran. Karena, agar setiap organisasi dalam melakukan pekerjaan nya dengan baik dan berjalan dengan efektif dan efisien. Jika organisasi sudah bisa seperti itu barulah suatu organisasi dapat mengalami kemajuan dalam bidang keuntungan perusahaan. Dan pentingnya administrasi perkantoran adalah salah satu yang sangat pentinng dalam mencapai tujuan organisasi.
4. Tujuan Administrasi Perkantoran
Seperti yang telah dikatakan diatas, tujuan administrasi perkantoran adalah untuk melancarkan kegiatan-kegiatan yang terdapat disuatu organisasi agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien. suatu organisasi dapat dikatakan sudah benar-benar mencapai tujuan nya harus memenuhi dua syarat yaitu:
a. Organisasi itu Harus Efisien
Sehingga dalam organisasi harus memiliki struktur atau susunan yang logis, sehingga segenap satuan didalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik setara dengan hasil kerjanya.
b. Organisasi itu Harus Sehat
Jadi setiap organisasi harus mempunyai bentuk yang teratur dimana masing-masing pekerja serta pejabat yang tugas dan wewenangnya merupa kan satuan-satuan tertentu dalam lingkungan keseluruhan organisasi dapat menjalankan peranan nya tanpa kesimpangsiuran.
5. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran
Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran Modern” terdiri dari delapan unsur:
1. Pengorganisasian
Yaitu proses untuk menyatukan
beberapa individu atau kelompok untuk mencapai tujuan bersama.
2. Manajemen
Yaitu suatu proses yang terdiri dari
rangkaian kegiatan, seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan
secara efesien dan efektif.
3. Tata
hubungan
Yaitu sistem / kerangka dalam organisasi
melalui pembagian kewenangan dan tanggung jawab individu di organisasi
dan bagaimana individu saling bekomunikasi satu dengan yang lainnya.
4. Kepegawaian
Yang berkaitan dengan ketenagakerjaan di
dalam sebuah organisasi.
5. Keuangan
Yaitu berkaitan dengan pengelolaan keuangan
dalam organisasi.
6. Perbekalan
Yaitu berhubungan dengan penyediaan barang
kebutuhan.
7. Tata
usaha
Yaitu
penyelenggaraan yang tidak lepas dari kegiatan tulis menulis.
8. Perwakilan
Yaitu
seseorang atau kelompok yg mempunyai kemampuan atau kewajiban bicara dan
bertindak atas nama kelompok yg lebih besar.
6. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
1.Kegiatan
Kantor
a.Perencanaan
perkantoran (office planning )
1)Perencanaan
gedung
2)Tata ruang kantor
3)Penerangan/cahaya
4)Ventilasi
5)Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6)Metode-metode dan standarisasi pekerjaan
kantor
7)Anggaran (budgeting) perkantoran
8)Standar kualitas kerja
9)Sistem informasi dan telekomunikasi
b. Pengorganisasian
perkantoran (office organizing )
1)Pembagian
tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan
2)Pemeliharaan
hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3)Penyediaan
peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan
c. Pengarahan
perkantoran (office actuating )
1)Penggunaan
teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
2)Penggunaan teknik yang efektif dalam
memberikan motivasi terhadap bawahan
3)Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah
4)Penyatuan visi, misi karyawan dan
organisasi
5)Perancangan cara komunikasi yang
efektif dengan karyawan, agar komunikasi berjalan lancar
6)Penggunaan
tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan
d. Pengawasan
perkantoran (office controlling )
1)Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2)Metode-metode
dan standarisasi pekerjaan kantor
3)Kualitas pekerjaan kantor
4)Pelayanan
kantor
5)Waktu
6)Biaya perkantoran
2. Sarana dan
Fasilitas Kerja Perkantoran
a.Lokasi
kantor
Faktor yang perlu diperhatikan dalam
menentukan lokasi kantor:
1)Faktor keamanan
2)Faktor lingkungan
3)Faktor harga
b.Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan:
1)Menjamin
keamanan dan kesehatan karyawan
2)Memiliki fasilitas yang memadai
3)Harga gedung yang kompetitif (seimbang
dengan biaya dan keuntungan)
c. Peralatan
1)Perabotan kantor (office furniture): meja,
kursi, rak, laci-laci, dll
2)Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer,
penghapus
d .Interior
Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang
menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi,
plafon, jendela, dan hiasan kantor
e .Mesin-mesin
kantor
Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode
kerja dan kebutuhan kantor
7. Asas-asas manajemen perkantoran
a. Asas Desentralisasi
b. Asas Dekonsentralisasi
c. Asas Sentralisasi
B. Pekerjaan Kantor dalam Organisasi
1. Pengertian Bekerja
Bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan untuk mencapai suatu tujuan yang ditentukan sebelumnya. Adapun, prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menujukan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas.
2. Jenis-jenis pekerjaan kantor
a. Mengumpulkan/menghimpun
b. Mencatat
c. Mengolah
d. Menggandakan
e. Menyimpan
f. Pengelompokan pekerjaan kantor
3. Peranan pekerjaan kantor
a. Melayani pekerjaan operasional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
4. Ciri-ciri pekerjaan kantor
a. Bersifat Pelayanan
b. Merembes ke segenap bagian organisasi
c. Dilakukan semua pihak
5. Perincian pekerjaan kantor
Pekerjaan kantor meliputi 5 jenis kegiatan pokok yaitu, menghimpun, mengolah, mencatat, menggandakan dan menyimpan.
C. Sarana dan Prasarana adminnistrasi perkantoran
1. Definisi Sarana dan Prasarana kantor
Sarana adalah barang atau benda bergerak yang dapat di pakai sebagai alat dalam pelaksanaan tugas fungsi unit kerja. Sedangkan prasarana adalah barang atau benda yang tidak bergerak yang dapat menunjang atau mendukung pelaksanaan fungsi unit kerja.
2. Macam- macan sarana kantor
A. Peralatan kantor yaitu:
1. Perabot kantor
a. Meja
b. Kursi
c. Lemari
2. Mesin kantor
Pada umumnya mesin-mesin kantor yang banyak diperlukan dan dipergunakan dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas-tugas perkantoran adalah:
a. Komputer
b. Mesin tik manual & Mesin tik elektronik
c. Mesin Fotocopy
d. Faksimile
e. Mesin penghancur kertas
f. Printer
g. Mesin stensil
h. OHP
i. Proyektor LCD
3. Tata ruang kantor
Pada dasarnya, dikenal adanya 4 macam tata ruang kantor, yaitu:
a. Tata ruang kantor berkamar
b. Tata ruang kantor terbuka
c. Tata ruang kantor berhias/berparonama
d. Tata ruang kantor gabungan dari tiga diatas.
D. Personel Administrasi Perkantoran
Personel kantor adalah orang-orang yang menjalankan pekerjaan kantor.
1. Syarat-syarat personil kantor
a. Syarat Pengetahuan
b. Syarat Keterampilan
c. Syarat Kepribadian
2. Ruang lingkup tugas personil kantor
Tugas seorang personel kantor dapat dikelompokan menjadi tujuh macam, sebagai berikut:
a. Tugas rutin
b. Tugas khusus
c. Tugas istimewa
d. Tugas resepsionis
e. Tugas keuangan
f. Tugas sosial
g. Tugas insidental
"Demikian pembahasan tentang ADMINISTRASI PERKANTORAN, Mohon maaf bila ada salah menulisan kata-kata. Terima kasih sudah membaca"
-Rachel Rosari Yuki-
